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受注管理

注文の検索

EC-CUBEでは、毎回受注時にメールが管理者に送信されます。そのメールを確認するだけでも受注業務は行えるのですが、顧客から以前の注文についての問い合わせがあった場合などには、メールの中から該当する注文を探し出すのは大変です。

そこでEC-CUBEでは、注文番号や対応状況（新規受付・入金待ち・入金済みect…）、顧客名等で過去の受注データを検索できます。具体的には、以下の条件で対象を絞り込むことができます。

受注番号
対応状況
顧客名
顧客名（カナ）
メールアドレス
TEL
生年月日
性別
支払方法
登録・更新日
購入金額

①「受注管理＞受注管理」を表示します。例えば男性会員のみを表示したいときは「男性」にチェックを入れて検索ボタンを押します。男性会員の中でも1回1万円以上のお買いものをしてくれた会員を抽出するには「購入金額」の左側のテキストボックスに「10000」を入力し、検索をクリックします。

②検索すると受注のあったデータは、新規受付と表示されています。受注のステータスによって、表示される色が違います。

新規受付
白
入金待ち
オレンジ
入金済み
黄色
キャンセル
灰色
取り寄せ中
ピンク
発送済み
ブルー

なお、各ステータスについての詳細は、131ページで説明します。

受注データの編集

検索結果画面から編集ボタンをクリックすることで、各受注データを編集することができます。顧客から配送先の変更などの依頼があった場合は、この画面から編集することができます。編集可能な項目は、以下の通りです。

対応状況
「新規受付」「入金待ち」「入金済み」「キャンセル」「取り寄せ中」「発送済み」の6種類が登録されています。この意味については、後述するステータス管理（131ページ）で説明します。
お客様情報
お客様の注文時の情報が表示されています。
配送先情報
顧客が購入時に登録した配送先情報を編集することができます。万が一、注文後に配送先が変更になった場合などはこちらを利用してください。ただし、こちらを変更しても、お客様の会員登録情報が変更されるわけではなく、あくまでもこの注文での配送先が変更になるだけです。
受注商品情報
受注商品の価格・数量・送料・手数料・使用ポイントを編集できます。ただし、こちらで使用ポイントを編集しても、手持ちポイントは変更されませんので、別途顧客情報からの編集が必要です。一般的には、あまり利用する場面はありません。

新規受注入力

サイト上からの購入ではなく、FAXや電話注文があった場合でも、「受注管理＞新規受注入力」で受注情報の入力を行うことで対応することができます。

それでは、実際にFAXで注文があったと想定して受注情報を入力してみましょう。

①「受注管理＞新規受注入力」をクリックします。まだ何も入力されていない状態です。

②まず、対応状況をプルダウンから選択します。今回は、決済方法を銀行振込とし、「入金待ち」に設定します。

③お客様情報を入力します。すでに会員登録がある場合は「お客様情報」の横にある「顧客検索」のボタンをクリックして検索することができます。

④検索ウィンドウが表示されますので、該当の情報を入力して検索します。検索結果に該当する顧客があれば、「決定」をクリックします。

⑤先ほどの顧客情報が反映されました。ここで、該当の顧客がもう一度よく確認をしましょう。

⑥注文いただいた商品を検索します。「受注商品情報」の横にある「商品の追加」ボタンをクリックします。

⑦検索ウィンドウが表示されますので、該当の情報を入力して検索します。検索結果に該当する商品があれば、「決定」をクリックします。

⑧選択した商品情報が反映されました。複数購入されている場合は数量を変更します。今回は、変更しません。

⑨次にお届け先住所を入力します。今回は、顧客情報と同じ住所へ送りますので、「お届け先情報」の横にある「お客様情報」の横にある「お客様情報へお届けする」ボタンをクリックして、住所を反映させます。

⑩配送業者とお支払方法を選択します。今回は、配送業者は「サンプル業者」、お支払方法は「銀行振込」と設定します。

⑪最後に画面下の「この内容で登録する」ボタンをクリックし、確認画面で「OK」を選択して完了です。

帳票出力

商品の発送時に同梱する納品書なども管理画面からPDFで自動的に出力することができます。実際に納品書を出力してみましょう。

①個別の注文について納品書を出す場合は、「受注管理」の検索結果一覧で、帳票列の「個別出力」をクリックします。複数注文について一括で納品書を出す場合は、「受注管理」の検索結果一覧で、「帳票」の横にあるチェックボックスをチェックして、「検索結果一覧」の下にある「PDF一括出力」ボタンをクリックします。また、受注情報の詳細から出す場合は、「帳票出力」ボタンをクリックします。

②帳票の作成画面が出てきます。今回は特に編集をしません。下部にある「この内容で作成する」ボタンをクリックしてPDFを出力します。

③納品書がPDFで出力されました。

メール通知

購入者に対してメールを送りたい場合は、この検索結果画面から、あらかじめ登録しておいたメールテンプレートを使用して、入荷や入金確認等のメールを送ることができます。新たなメールテンプレートの作成については「基本情報管理＞メール設定」で登録できます。

入金確認後、お取り寄せ中、発送済みのお知らせなど、通常よくお送りするメールは、この機能を使えば、一括で管理することができます。

それでは、実際にメール通知をしてみましょう

①「受注管理＞受注管理」の検索結果から「通知」をクリックするとメール配信画面に切り替わります。

②プルダウンよりテンプレートを選択します。メールタイトルとメールの内容は、テンプレートに保存されていれば、プルダウンで選択すれば自動的に入力されるようになっています。
タイトルは、受け取り手がメールを受信した際に見えるタイトルになります。この部分で、読むためにクリックするか、それともゴミ箱行きか……運命の分かれ道なので、興味を惹くようなものを検討しましょう。

③差し込みタグの内容を確認して、メールを送信します。

その他の機能

この他、削除ボタンを押すと、その受注データを削除できます。ただし、一度削除すると、元の戻すことができませんのでご注意ください。一般的には「キャンセル」というステータスがあるので、削除する必要があるのはテスト注文ぐらいで、ほぼ利用することはありません。

また、受注データの検索結果は、外部のソフトウェアやサービスを利用するときのためにCSVファイルに出力することもできます。ただし、受注データには重要な個人情報が含まれていますから、CSVダウンロードなどを利用して、顧客情報をローカル環境に保存した場合は、その情報が流出することのないようにCSVファイルを暗号化しておいたり、パソコンにパスワードを掛けるなど、細心の注意を払いましょう。